หลายๆ กิจการเมื่อได้รับเอกสารจากสรรพากรที่เรียกเข้าพบไปชี้แจงในบางเรื่องบางประเด็น ก็รู้สึกร้อนๆ หนาวๆ เพราะไม่รู้ว่าจะพบเจอกับอะไรบ้าง ทั้งที่ความจริงแล้ว บางกรณีการที่สรรพากรเรียกพบก็ไม่ได้เป็นเรื่องน่ากลัวอย่างที่คิด อาจเป็นการเรียกสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเท่านั้น ดังนั้นสิ่งสำคัญอันดับแรกก็คือการตั้งสติและเตรียมตัวให้พร้อมนั่นเอง
ก่อนอื่นผู้ประกอบการควรอ่านข้อความในเอกสารอย่างละเอียดและทำความเข้าใจว่าประเด็นที่กรมสรรพากรขอพบคือเรื่องใด เกี่ยวข้องกับภาษีประเภทใดบ้าง เช่น การขอเชิญพบเพื่อตรวจสอบการขอคืนภาษีเงินได้นิติบุคคล เป็นต้น
ผู้ประกอบการควรทำความเข้าใจว่ากรมสรรพากรมีความประสงค์ในการเรียกพบเพื่ออะไร เช่น ขอตรวจสอบ ขอข้อมูล หรือขอให้เป็นพยาน เป็นต้น เพื่อผู้ประกอบการจะได้จัดเตรียมข้อมูลต่างๆ ให้ครบถ้วน
เป็นการจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบกำกับภาษีซื้อ สำเนาใบกำกับภาษีขาย สำเนาใบเสร็จรับเงิน หลักฐานการรับเงิน หลักฐานการจ่ายเงิน เอกสารการบันทึกบัญชี เป็นต้น ในกรณีที่ผู้ประกอบการไม่สามารถเดินทางเข้าพบด้วยตนเองก็ต้องทำหนังสือมอบอำนาจให้เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการเข้าชี้แจงต่อกรมสรรพากร พร้อมสำเนาบัตรประชาชนรับรองสำเนาของผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ เพื่อดำเนินการแทน
ในการชี้แจงต่อกรมสรรพากร ผู้ประกอบการควรมอบหมายให้ผู้ที่มีความรู้ทางด้านภาษีในการชี้แจงต่อกรมสรรพากร ได้แก่ นักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีที่รับทำบัญชีของกิจการซึ่งดูแลเรื่องภาษี ในกรณีที่มีประเด็นทางกฎหมายเข้ามาเกี่ยวข้องอาจมีทนายความหรือผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเข้าไปชี้แจงต่อเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรด้วย
