ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการขายสินค้าหรือบริการ ออกให้กับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าทราบว่ามียอดหนี้ที่จะต้องชำระกี่บาท และชำระภายในวันที่เท่าไหร่ ลูกค้าจะได้ชำระหนี้ได้อย่างถูกต้อง
ทุกครั้งที่มีการส่งมอบสินค้าหรือให้บริการ ผู้ประกอบการก็จะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าจะต้องจ่ายชำระเงินจำนวนเท่าไหร่ ภายในวันที่เท่า
พอถึงรอบวางบิล ผู้ประกอบการจะสรุปข้อมูลว่ามีใบแจ้งหนี้ใบไหนบ้างที่ถึงกำหนดที่ลูกค้าจะต้องชำระแล้วลงในเอกสารใบวางบิล ดังนั้นบวางบิลทำหน้าที่เป็นใบคุมว่ามีรายการใบแจ้งหนี้อะไรบ้างที่ลูกค้าจะต้องจ่ายในรอบนี้
กรณีที่มีใบแจ้งหนี้ใบเดียว ก็ไม่จำเป็นต้องจัดทำใบวางบิลก็ได้ แต่อย่างไรก็ตามสอบถามลูกค้าเผื่อความชัวจะดีที่สุด
